Cái gọi là “phi tiêu chuẩn” dùng để chỉ các nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp thiết bị cung cấp các sản phẩm tùy chỉnh chưa được tiêu chuẩn hóa hoặc được thiết kế đặc biệt trên cơ sở các sản phẩm tiêu chuẩn hiện có theo yêu cầu và mong đợi đặc biệt của khách hàng. Do đó, cần phân tích và nghiên cứu các đặc điểm của quản lý chi phí sản xuất đa chủng loại, hàng loạt nhỏ và phi tiêu chuẩn trên cơ sở các chuẩn mực kế toán và PMBOK được quốc tế chấp nhận và các lý thuyết và phương pháp khác, đồng thời đưa ra các giải pháp cụ thể có thể giải quyết hiệu quả quản lý chi phí của các khoản mục đặt hàng phi tiêu chuẩn của doanh nghiệp sản xuất thiết bị.
1. Các vấn đề trong quản lý chi phí của các mặt hàng không theo tiêu chuẩn
Hầu hết các mặt hàng đặt hàng không theo tiêu chuẩn đều có đặc điểm là đa dạng, hàng loạt nhỏ, chu kỳ dài, thời gian giao hàng ngắn, giá trị cao, lợi nhuận thấp, tùy biến, không theo tiêu chuẩn và thay đổi nhanh chóng. Việc thiết kế, sản xuất và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ có các đặc điểm điển hình của dự án tạm thời và một lần, và việc quản lý chi phí dự án là rất khó khăn. Sujiawang tóm tắt các vấn đề quản lý chi phí phổ biến dựa trên nhiều năm kinh nghiệm trong việc xử lý các bộ phận phi tiêu chuẩn.
1. Báo giá “đập đầu” ở khâu đấu thầu
Để đối phó với sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường, nhiều công ty không có hoặc quá muộn để tiến hành lập dự toán toàn diện trong giai đoạn đấu thầu, họ thường đấu thầu dựa trên kinh nghiệm đã qua, điều này rất rủi ro.
2. Không có ngân sách dự án và kiểm soát chi phí trong giai đoạn thực hiện dự án
Sau khi trúng thầu dự án, các công ty thường không xây dựng ngân sách dự án và tiêu chuẩn chi phí, đôi khi, để đảm bảo dự án được giao đúng thời hạn, thậm chí bằng mọi giá, chi phí của dự án không thể kiểm soát được.
3. Không có bản tóm tắt chi phí dự án ở giai đoạn kết thúc dự án
Sau khi dự án kết thúc, về cơ bản không đúc kết được kinh nghiệm và bài học của dự án, không tính được chi phí riêng cho từng dự án, kể cả khi công ty có lãi cũng không biết dự án nào đã đóng góp hay chưa. dự án có đóng góp lớn hơn, mà tiêu biểu là “Vạc gạo”. Cách làm này không có lợi cho việc cải tiến và cải tiến liên tục của doanh nghiệp.
2. Lý do cho vấn đề quản lý chi phí đặt hàng không theo tiêu chuẩn
Tôi đã tham gia vào quá trình sàng lọc tốc độ xử lý các bộ phận không đạt tiêu chuẩn và tôi sẽ phân tích chi tiết nguyên nhân của các vấn đề thường gặp trong quản lý chi phí của các đơn hàng phi tiêu chuẩn.
1. Sản phẩm đa dạng
Sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường khiến các công ty sản xuất thiết bị không thể sản xuất hàng loạt cùng một loại sản phẩm trong một khoảng thời gian tương đối ngắn. Để có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường, các công ty phải sản xuất các sản phẩm tùy biến đáp ứng nhu cầu cá nhân của khách hàng trên cơ sở các sản phẩm đã được tiêu chuẩn hóa hiện có.
“Đa dạng” là đặc điểm đầu tiên của các đơn đặt hàng không theo tiêu chuẩn. Nói chung, để đáp ứng nhu cầu cá nhân của khách hàng, các công ty sản xuất thiết bị sẽ phát triển các hình thức sản phẩm khác nhau cho phù hợp. Sự đa dạng của sản phẩm chắc chắn sẽ dẫn đến sự đa dạng về nguyên liệu và thông số kỹ thuật. Sự kết hợp giữa “nhiều loại nguyên liệu thô” và “chu kỳ giao hàng ngắn và quay vòng vốn nhanh” đã làm tăng khó khăn trong việc quản lý chi phí nguyên vật liệu đối với các mặt hàng đặt hàng không theo tiêu chuẩn.
2. Số lượng sản phẩm ít
Các đơn đặt hàng không theo tiêu chuẩn thường được sản xuất theo lô nhỏ. “Lô nhỏ” đề cập đến một số lượng nhỏ sản phẩm, nói chung là hàng chục, hàng chục, một vài, hoặc thậm chí một sản phẩm duy nhất. Đặc biệt đối với những sản phẩm tiêu tốn nhiều nguyên vật liệu, kết cấu phức tạp, giá thành cao, cùng một đối tượng khách hàng về cơ bản không có lô hàng theo dõi, và đa số là “déjà vu”. Sản phẩm “gọi món” này nói chung là một sản phẩm mà công ty đã sản xuất, và cấu trúc của nó về cơ bản là giống nhau.
3. thời gian dẫn ngắn
Phần lớn các mục đặt hàng không theo tiêu chuẩn là “các mục theo tiến trình”. Để đáp ứng yêu cầu của khách hàng, việc rút ngắn thời gian thực hiện đã trở thành một tiêu chuẩn.
4. Tổ chức không có âm thanh
Nhiều công ty không có đội đấu thầu chuyên trách, hoặc không có nhân viên tài chính chuyên nghiệp trong đội đấu thầu và không có nhân viên chuyên nghiệp nào tiến hành ước tính chi phí toàn diện trong giai đoạn đấu thầu. Trong giai đoạn thực hiện dự án, việc kiểm soát chi phí dự án không được thực hiện theo sự hướng dẫn của nhân viên tài chính.
5. Hệ thống không hoàn hảo
Đối với đại đa số các doanh nghiệp tư nhân, do tỷ lệ đầu vào – đầu ra, khó có khả năng đầu tư số tiền lớn để thiết lập một hệ thống thông tin quản lý dự án hoàn chỉnh, chẳng hạn như hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP, hoặc Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp); Doanh nghiệp nhà nước Có thể nói rằng không có nhiều doanh nghiệp có thể đầu tư số tiền khổng lồ để thiết lập một hệ thống thông tin quản lý dự án hoàn chỉnh (chẳng hạn như giải pháp quản lý doanh nghiệp SAP, cụ thể là Hệ thống Ứng dụng và Sản phẩm trong Xử lý Dữ liệu). Hệ thống thông tin không hoàn hảo là trở ngại chính cho việc quản lý chi phí dự án hiệu quả.
Đa dạng, hàng loạt nhỏ, chu kỳ giao hàng ngắn và sản xuất không theo tiêu chuẩn là những đặc điểm chung của hầu hết các đơn đặt hàng không theo tiêu chuẩn. Điều này đòi hỏi các công ty phải có đủ năng lực quản lý, công nghệ, sản xuất, thông tin và quản lý, nếu không, họ sẽ mất dấu nhau và việc quản lý chi phí sẽ khó đạt được.
Thứ ba, để giải quyết vấn đề chi phí đặt hàng phi tiêu chuẩn, nhà máy gia công CNC Ping Te Precision xin tóm tắt những điểm sau
1. Thành lập đội đấu thầu chuyên nghiệp, làm tốt công tác lập và kiểm soát chi phí dự án
Thành lập một nhóm đấu thầu chuyên nghiệp, bao gồm các nhân viên tài chính. Trong giai đoạn đấu thầu, việc ước tính toàn diện chi phí dự án và hình thành giá dự thầu hợp lý là rất hữu ích, trong quá trình thực hiện dự án, việc xây dựng ngân sách dự án và các tiêu chuẩn chi phí là rất hữu ích, đồng thời kiểm soát được chi phí và giá thành của dự án.
2. Thiết lập hệ thống chuyển giao dự án và làm rõ giao diện trách nhiệm
Sau khi dự án đấu thầu được trao, chủ nhiệm đấu thầu sẽ tổ chức cuộc họp bàn giao dự án để chính thức bàn giao toàn bộ hồ sơ dự án (bao gồm cả hồ sơ dự toán) cho đội dự án (thực hiện) và ký biên bản bàn giao. Đối với các vấn đề kỹ thuật, thương mại và các vấn đề khác chưa hoàn thành trong giai đoạn đấu thầu, người quản lý đấu thầu và người quản lý dự án cùng ký một bản ghi nhớ để giải thích các biện pháp sẽ thực hiện trong tương lai.
3. Khi thành lập nhóm dự án cần làm rõ trách nhiệm quản lý chi phí dự án.
Sau khi dự án được bàn giao, người quản lý dự án cần thành lập ngay nhóm thực hiện dự án. Để đảm bảo rằng chi phí dự án được kiểm soát ngay từ đầu, các thành viên trong nhóm dự án phải bao gồm nhân viên tài chính, và các công việc liên quan đến chi phí và chi phí dự án nên được quản lý và kiểm soát bởi các chuyên gia để hỗ trợ người quản lý dự án.
4. Cải thiện hệ thống thông tin quản lý dự án và tích hợp dữ liệu này một cách kịp thời.
Do nhiều đặc điểm của các hạng mục đặt hàng không theo tiêu chuẩn nên việc thu thập và thống kê số liệu chi phí dự án theo cách thủ công là một phương pháp rất lạc hậu, không đáp ứng được nhu cầu quản lý chi phí dự án. Thiết lập một hệ thống thông tin quản lý dự án hoàn chỉnh (như SAP, v.v.) và thu thập dữ liệu chi phí trong quá trình dự án thông qua công nghệ hệ thống là cơ sở để đảm bảo rằng chi phí dự án có thể được kiểm soát một cách hiệu quả.
5. Sử dụng công nghệ quản lý giá trị thu được, một khi phát hiện ra sai lệch chi phí, các biện pháp kịp thời sẽ được thực hiện để sửa chữa.
Quản lý giá trị kiếm được (EVM, hoặc Quản lý giá trị thu được) là một phương pháp tích hợp phạm vi, lịch trình và hiệu suất tài nguyên để đánh giá hiệu suất và tiến độ của dự án. Đây là một phương pháp đo lường hiệu quả hoạt động của dự án thường được sử dụng. Nó tích hợp điểm chuẩn phạm vi, điểm chuẩn lịch trình và điểm chuẩn chi phí để tạo thành điểm chuẩn hiệu suất cho nhóm quản lý dự án để đánh giá và đo lường hiệu suất và tiến độ của dự án.
Là một kỹ thuật quản lý dự án, quản lý giá trị kiếm được yêu cầu thiết lập các điểm chuẩn tích hợp để đo lường hiệu suất trong suốt dự án. Nó tính toán và giám sát ba chỉ số chính về giá trị kế hoạch (PV), giá trị kiếm được (EV) và chi phí thực tế (AC) cho mỗi gói công việc và tài khoản kiểm soát của cấu trúc phân tích công việc dự án (WBS); nó cũng theo dõi hiệu suất thực tế và Độ lệch chuẩn: độ lệch lịch trình (SV), độ lệch chi phí (CV), chỉ số hiệu suất lịch trình (SPI) và chỉ số hiệu suất chi phí (CPI). Khi dự án tiến triển, nhóm dự án có thể đưa ra dự đoán về Thời gian hoàn thành ước tính (EAC) dựa trên kết quả hoạt động của dự án và kết quả dự đoán có thể khác với Ngân sách là đã hoàn thành (BAC). Nếu rõ ràng rằng BAC không còn khả thi, người quản lý dự án cần xem xét các biện pháp khắc phục kịp thời hoặc điều chỉnh ngân sách chi phí của dự án.
6. Tổng kết kinh nghiệm dự án và bài học kịp thời để các dự án tiếp theo rút kinh nghiệm.
Sau khi dự án kết thúc, người quản lý dự án nên thực hiện tóm tắt kịp thời và chuẩn bị báo cáo tóm tắt dự án. Báo cáo tóm tắt dự án cung cấp một tài liệu để những người không tham gia dự án hiểu đầy đủ về dự án và các bài học kinh nghiệm quan trọng. Dữ liệu chi phí và chi phí của dự án trong báo cáo có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các nhóm dự án khác của công ty để đấu thầu hoặc thực hiện các dự án tương tự thời gian tới